Skip to Content

„Ja w moim Excelu mam lepsze dane” – dlaczego Master Data to fundament Twojej firmy.

Chaos w danych – problem wielu firm

Czy spotkałeś się z sytuacją, gdy dwie osoby w firmie przedstawiają zupełnie różne dane na ten sam temat? Każda twierdzi, że to jej dane są poprawne, bo przecież „tak wynika z mojego Excela”. Tego typu sytuacje są powszechne, szczególnie w firmach, które nie mają jasno określonych zasad zarządzania danymi podstawowymi (Master Data).

Chaos w danych prowadzi do nieporozumień, błędnych decyzji i marnowania zasobów. Artykuł ten pokazuje, dlaczego Master Data jest kluczowe i jak unikać pułapek związanych z „własnymi” danymi w Excelu.

1. Czym jest Master Data i dlaczego jest tak ważne?

Master Data to dane podstawowe, które stanowią trzon funkcjonowania każdej firmy. Mogą to być:

  • Listy klientów i dostawców.
  • Informacje o produktach i usługach.
  • Dane dotyczące magazynów i lokalizacji.

Dlaczego to tak ważne?

Wyobraź sobie firmę, w której dział sprzedaży, logistyki i finansów pracują na różnych wersjach danych o tych samych produktach. Jeden dział widzi produkt jako „SKU-123”, drugi jako „123-szt.”, a trzeci wprowadza zupełnie inne oznaczenie. Takie rozbieżności powodują problemy z realizacją zamówień, błędy w raportach finansowych i nieefektywne planowanie.

Master Data eliminuje te problemy, zapewniając spójność, aktualność i jedno źródło prawdy.

2. Dlaczego „mój Excel” to pułapka?

Excel jest potężnym narzędziem, ale używany niewłaściwie staje się źródłem problemów. Typowe pułapki związane z „moim Excelem” to:

  • Subiektywne kryteria: Pracownicy tworzą arkusze na podstawie swoich własnych metodologii, które nie są znane innym.
  • Izolacja danych: Dane przechowywane lokalnie nie są dostępne dla innych działów.
  • Brak aktualizacji: Dane w Excelu szybko tracą aktualność, szczególnie gdy zmiany w systemach źródłowych nie są odzwierciedlane.
  • Błędy ludzkie: Kopiowanie, wklejanie i ręczne obliczenia zwiększają ryzyko błędów.

Przykład:

Dział zakupów korzysta z własnego arkusza, który nie uwzględnia najnowszych zamówień sprzedaży. W efekcie zamawia za mało surowców, co prowadzi do opóźnień w produkcji i niezadowolenia klientów.

3. Problemy firm z Master Data – nawet przy rozbudowanych systemach

Niektóre firmy inwestują w drogie systemy ERP lub BI, ale to nie gwarantuje poprawy jakości danych. Dlaczego?

  • Brak wiedzy o raportach: Użytkownicy systemów często nie rozumieją, jak dane zostały przetworzone i co dokładnie reprezentują raporty.
  • Nieprecyzyjne nazewnictwo: Raporty z nazwami takimi jak „Sprzedaż miesięczna” czy „Zapasy” mogą być interpretowane na różne sposoby, prowadząc do błędnych wniosków.
  • Niekompletne dane: Wprowadzanie danych „na szybko” lub bez odpowiednich procedur powoduje, że systemy są pełne błędów.

Przykład:

Firma produkcyjna ma system ERP, ale dane dotyczące zapasów są wprowadzane ręcznie i często niepełne. Planista produkcji podejmuje decyzje na podstawie tych danych, co prowadzi do przestojów w produkcji i dodatkowych kosztów.

4. Jak zbudować kulturę Master Data w firmie?

Rozwiązanie problemów z Master Data wymaga podejścia systemowego:

  1. Edukacja pracowników:
    • Pracownicy muszą rozumieć, jak dane wpływają na decyzje biznesowe.
    • Regularne szkolenia pomagają budować świadomość znaczenia danych i uczą korzystania z systemów.
  2. Jedno źródło prawdy (Single Source of Truth):
    • Wdrażaj centralne bazy danych, do których dostęp mają wszyscy uprawnieni pracownicy.
    • Standaryzuj formaty i kryteria wprowadzania danych.
  3. Procesy kontrolne:
    • Regularne audyty danych pomogą wykrywać i eliminować błędy.
    • Automatyzacja procesów wprowadzania danych zmniejsza ryzyko błędów ludzkich.
  4. Dedykowany zespół Master Data Management (MDM):
    • Wyznacz osoby odpowiedzialne za zarządzanie danymi.
    • Zespół ten powinien dbać o aktualność, spójność i jakość danych w całej organizacji.

5. Korzyści z dobrego Master Data

Dobre Master Data to więcej niż porządek w danych – to konkretne korzyści biznesowe:

  • Lepsze decyzje: Dane są dokładne i wiarygodne, co zwiększa trafność decyzji.
  • Efektywność procesów: Brak powielania danych i zadań redukuje marnotrawstwo czasu.
  • Niższe koszty: Eliminacja błędów w danych zmniejsza ryzyko strat finansowych.
  • Zadowoleni klienci: Spójne dane pomagają w terminowej realizacji zamówień i poprawiają jakość obsługi.

Podsumowanie:

Problemy z danymi to jedna z głównych przeszkód w rozwoju firm. Jednak inwestycja w Master Data – nie tylko w technologie, ale przede wszystkim w ludzi i procesy – może przynieść ogromne korzyści. Przestań polegać na „lepszych danych w moim Excelu” i zacznij budować fundament oparty na spójnych i aktualnych danych. Bo tylko na takim fundamencie można zbudować naprawdę efektywną organizację.

Usługa związana z Master Data oraz kształtowaniem kultury i zapewnienia jakości danych jest jedną z naszych kluczowych kompetencji, które dostarczamy klientom.

Czy metoda planowania produkcji DBR będzie dobra dla mojej firmy? Część 3 - "lina".