Budżetowanie w firmie bez ERP może stanowić wyzwanie, jednak istnieją sposoby na skuteczne zarządzanie budżetem za pomocą dobrze dobranych narzędzi. W jednej z naszych ostatnich realizacji, aby sprostać potrzebom klienta, wdrożyliśmy kompleksowy system budżetowania kosztów, dostosowany do struktury organizacyjnej i umożliwiający dokładne monitorowanie finansów.
1. Zdefiniowanie Nowego Planu Kont
Jednym z pierwszych kroków była aktualizacja planu kont. Skupiliśmy się na rozbiciu kosztów według działów i komórek organizacyjnych. Nowy plan kont został utworzony w ramach zespołu piątego, co pozwoliło na szczegółowe przypisanie wydatków do poszczególnych działów. Dzięki takiemu podejściu możliwe stało się dokładniejsze raportowanie i analizowanie wyników finansowych.
2. Power BI jako Narzędzie do Analizy Budżetu
Kolejnym krokiem było stworzenie raportów w Power BI, które pozwoliły na dynamiczne śledzenie budżetu kosztowego oraz sprzedażowego. Narzędzie to daje możliwość bieżącego monitorowania wyników finansowych i porównywania realizacji budżetu z planowanymi kosztami. Dzięki Power BI firma zyskała możliwość analizy danych na bieżąco, a menedżerowie mogą w szybki sposób sprawdzać, które działy realizują cele, a które wymagają korekty w budżecie.
3. Arkusze Kalkulacyjne do Planowania Kosztów
Dla każdej jednostki organizacyjnej przygotowaliśmy arkusze kalkulacyjne, w których kierownicy mogą planować koszty z podziałem na konta księgowe. Arkusze te pozwalają menedżerom na przypisanie budżetów do konkretnych projektów i działań, co ułatwia tworzenie realnych prognoz wydatków. Gdy wszystkie dane z arkuszy zostały zebrane, scaliliśmy je w jeden globalny budżet kosztowy.
4. Wspólne Zarządzanie i Rozliczanie Budżetu
Scalony budżet jest następnie wykorzystywany do tworzenia plików, które pozwalają na rozliczenie wykonania budżetu. W każdym miesiącu menedżerowie mogą porównywać koszty rzeczywiste z planowanymi. Ten proces umożliwia bieżące zarządzanie budżetem, a także szybkie reagowanie na ewentualne odchylenia, co jest kluczowe w optymalizacji finansów firmy.
5. Efektywne Budżetowanie Bez Wdrożenia ERP
Dzięki połączeniu odpowiednio zaprojektowanego planu kont, arkuszy kalkulacyjnych i narzędzi analitycznych w Power BI, możliwe jest skuteczne zarządzanie budżetem bez potrzeby wdrażania systemu ERP. Takie rozwiązanie nie tylko pozwala na oszczędność kosztów wdrożeniowych, ale także oferuje elastyczność w dostosowywaniu procesu budżetowania do unikalnych potrzeb organizacji.
To podejście pokazuje, że nawet bez ERP można stworzyć efektywny system do zarządzania budżetem i kontrolowania kosztów.