Jeden z naszych klientów, średniej wielkości firma produkcyjna, borykał się z problemem braku efektywnego systemu do zarządzania zapasami i planowania zakupów. Firma nie miała wdrożonego systemu ERP ani MRP, a planowanie oparte na ręcznym zestawianiu danych z wielu różnych źródeł powodowało długie przestoje i problemy z dostępnością surowców. Decyzje zakupowe były często podejmowane intuicyjnie, co skutkowało albo nadmiernymi zapasami, albo ich niedoborem.
Firma potrzebowała szybkiego i elastycznego narzędzia, które mogłoby usprawnić procesy planowania bez konieczności wdrażania drogiego systemu ERP. Wdrożyłam więc narzędzie planistyczne oparte na Power BI, które mogło agregować dane z zamówień klientów, zamówień do dostawców, aktualnych stanów magazynowych oraz planów produkcyjnych.
Kluczowe elementy wdrożonego rozwiązania:
- Agregacja danych: Narzędzie połączyło zamówienia od klientów, plan produkcji i stany magazynowe w jednym miejscu, co umożliwiło pełen obraz zapotrzebowania na surowce. Dane mogły być zasilane zarówno z plików Excel, jak i bezpośrednio z bazy danych, co pozwoliło firmie na elastyczność w integracji danych.
- Automatyzacja procesu planowania: Dzięki Power BI, zakupowiec nie musiał już ręcznie przetwarzać danych. Narzędzie prezentowało prognozy zapotrzebowania na surowce na wybrane przedziały czasowe (tygodniowe, miesięczne) oraz sugerowało najlepsze rozwiązania zakupowe. Umożliwiało to szybkie podejmowanie decyzji i skróciło czas planowania zakupów o 40%.
- BI jako zamiennik MRP: Co ciekawe, firma nie posiadała systemu MRP, a wdrożone rozwiązanie w Power BI skutecznie zastąpiło jego funkcje. BI dostarczał prognozy potrzeb surowcowych na podstawie zamówień i planów produkcji, co pozwoliło na precyzyjne zarządzanie zasobami bez konieczności inwestowania w kosztowne oprogramowanie ERP.
- Dostosowanie do specyfiki klienta: Firma mogła dostosować raporty w Power BI do swoich potrzeb, wybierając okresy, które były dla nich najistotniejsze, np. tygodniowe bądź miesięczne zapotrzebowanie. Dzięki temu narzędzie było nie tylko użyteczne, ale i łatwe do dostosowania.
Efekty:
Wdrożenie tego rozwiązania przyniosło firmie wymierne korzyści. Czas potrzebny na planowanie zakupów został zredukowany niemal o połowę, co pozwoliło zakupowcom na bardziej strategiczne podejście do zamówień. Zmniejszyła się liczba przestojów produkcyjnych spowodowanych brakiem surowców, a decyzje zakupowe stały się bardziej precyzyjne.
Dzięki temu wdrożeniu klient nie tylko zyskał kontrolę nad swoimi zasobami, ale także znacznie poprawił swoją konkurencyjność na rynku. Power BI okazał się doskonałym rozwiązaniem zastępującym brakujący system MRP, dając firmie narzędzie do optymalizacji procesów zakupowych i planistycznych.